Im Umgang mit Geschäftsrisiken ist Sorglosigkeit fehl am Platz. Zum Beispiel kann es einem Unternehmen schnell an die wirtschaftliche Substanz gehen, wenn die IT über mehrere Tage hinweg ausfällt. Vorsorge ist dagegen ganz pragmatisch möglich: Einen Notfallplan entwickeln, ihn testen und für den Ernstfall einsatzbereit machen. Darum geht es im Business Continuity Management.
Hackerangriffe, Verschlüsselungstrojaner, der Ausfall eines zentralen Servers durch defekte Hardware: Es gibt viele Szenarien, die ein IT-System plötzlich zum Stillstand bringen können. Für besonders geschäftskritische Anwendungen wie beispielsweise das Transportmanagementsystem (TMS) und die Datenfernübertragung (DFÜ) von Speditionen sind deshalb eine genaue Risikobetrachtung sowie ein gezieltes Notfallmanagement erforderlich. Sie müssen die folgenden Fragen beantworten:
Wer diese Fragen ernsthaft bearbeitet, legt die Basis für wirksames Business Continuity Management. Er schafft die Grundlage, seinen Betrieb aufrechterhalten zu können.
Was sind die kritischen Systeme? Wo liegen mögliche Schwachstellen in den Prozessen? Wer ein erfolgreiches Notfallkonzept ausarbeiten will, muss alle Beteiligten in die Analyse einschließen, die Daten an ihn übertragen oder von ihm benötigen. Denn so finden sich rasch die Stellen, für die eine fertige Ersatzlösung gewissermaßen in der Schublade liegen muss. Beispielsweise sind in Systemkooperationen alle Partner aufeinander angewiesen. Sie tauschen täglich sowohl Daten als auch Güter mit jedem angeschlossenen Betrieb aus. Dabei können sie im Notfall technisch von ihren zentralen Datenplattformen profitieren. Denn jede wichtige Auftragsinformation läuft über diese Drehscheiben – und steht somit auch dort, außerhalb der Systeme jedes einzelnen Partners, redundant zur Verfügung. Darüber hinaus sind die zentralen Plattformen der Kooperationen aufgrund ihrer bedeutenden Funktion für die Netzwerke mit besonders starken Vorkehrungen gegen Ausfälle gesichert.
Notfälle erfordern schnelles Handeln. Deshalb müssen Notfallkonzepte einfach sein, um rasch zu funktionieren. Ein Weg kann es sein, möglichst viele Informationen in schlichten Listen zu sichern. Denn diese können ausgedruckt und damit auch für mögliche Stromausfälle gespeichert werden. Darüber hinaus können auch die Labels auf den Packstücken den Transportprozess absichern. Wenn sie alle wichtigen Auftrags- und Routinginformationen enthalten, funktioniert die Spedition übergangsweise sogar ohne Scanner. Wer zudem Borderos manuell erstellen und versenden sowie zusätzlich einen Status von Hand verändern kann, kommt noch eine Weile länger ohne TMS aus. Selbst für das TMS sowie die Scanner gibt es einfache Alternativen: Cloud-Systeme mit synchronisierten Stammdaten können rasch für das TMS einspringen, während schlichte Smartphones mit aktiver SIM-Karte die Scanner ersetzen.
Eine komplette Schatten-IT ist alleine aus Kostengründen keinem Unternehmen zu empfehlen. Wer aber simple Backup-Lösungen anschafft, einrichtet und betriebsfähig bereithält, bleibt in jedem Fall handlungsfähig. Zwar kann er nicht ganz ohne Einschränkungen weiterarbeiten. Er vermeidet es aber, durch Ausfälle vertragsbrüchig zu werden, und senkt so auch sein Schadenrisiko. Regelmäßige Checks der Notfalllösungen stellen zudem sicher, dass sie dann funktionieren, wenn sie gebraucht werden.
Business Continuity Management hat eine wichtige Maxime: Die Lösung schon bereit zu haben, bevor ein Problem entsteht. Denn wer erst im Notfall anfängt, nach Alternativen zu suchen, hat bereits wertvolle Zeit verloren. Und das vergrößert auch die Risiken beträchtlich.
Einen Kommentar schreiben