EIKONA Digitale Archivierung

GoBD-konforme und sichere Aufbewahrung.

Legen Sie alle sendungsbezogenen Dokumente an einem sicheren Ort ab, um Ereignisse jederzeit belegen zu können.

Kostenlos testen
  • Zentrale und sichere Speicherung
  • Automatische Beleggenerierung aus JSON / XML
  • Inhalte revisionssicher aufheben
  • Aufbewahrungspflicht wahren
  • Daten aus allen Quellen speichern
  • Echtzeit-Zugriff für angeschlossene Module

Logistiksoftware zur Archivierung

Sie als Logistiker sind auf die Archivierung von Dokumenten angewiesen, um alle Ereignisse rund um Ihre Dienstleistungen protokollieren und gegenüber Kunden belegen zu können. Etwa, wenn es um Ablieferbelege oder Frachtbriefe zu Sendungen geht, die Sie als Spediteur transportiert haben. Manchmal geht aber auch etwas schief. Dann müssen Sie einen Schadensbericht zum Auftrag digital griffbereit haben und teilen können. Bei allen diesen Dingen hilft Ihnen unser Modul EIKONA Digitale Archivierung. Es speichert für Sie alle sendungsbezogenen Dokumente in einer Datenbank.

Belege automatisch erzeugen

Mit digitalen Prozessen haben Sie sich dafür entschieden, auf Begleitpapiere zu verzichten. Wenn Ihre Kunden dennoch den gewohnten Standard von Ihnen erwarten, können Sie mit unserem Modul EIKONA Digitale Archivierung automatisch die gewünschten Dokumente erzeugen. Dazu nutzen wir Vorlagen nach ihren Designvorgaben und lassen die im Prozess erfassten Daten direkt einfließen - sofern sie im XML-Format vorliegen. Damit Sie Ihren Kunden Ablieferbelege (POD) und Lieferscheine wunschgemäß übergeben - ohne dafür je wieder Papier zu transportieren.

Die besten Module für Ihre perfekte
Supply Chain. Einfach und unkompliziert.

Erweitern Sie EIKONA Digitale Archivierung mit diesen passenden Modulen:

EIKONA Track and Trace
EIKONA Track and Trace

Durch die Sendungsverfolgung kennen Sie den aktuellen Auftragsstatus und können ihn mit Versendern und Empfängern teilen. Mit einem Klick oder automatisch per E-Mail. Für alle Transporte: mit dem Lkw, der Bahn, per Luft- oder Seefracht. So beherrschen Sie Ihre Lieferkette in Echtzeit.
EIKONA Order Management
EIKONA Order Management

Erfassen Sie Speditionsaufträge online oder aus Dateien in unterschiedlichen Formaten. Ein Adressbuch sowie die Vorlagenverwaltung erleichtern die Dateneingabe. Drucken Sie außerdem die Packstücklabel schon vor Abholung der Waren aus.
EIKONA Data Integration
EIKONA Data Integration

Schnittstellen einrichten leicht gemacht: Wir vernetzen Ihre Kunden mit Ihren Systemen und konvertieren alle Datenformate. Damit Sie sämtliche Informationen durchgängig digital austauschen können.
EIKONA Dokumentenmanagement
EIKONA Dokumentenmanagement

Ihre Kunden erhalten neben Sendungsinformationen und Transportaufträgen auch Rechnungen, Tarifinformationen und weitere Unterlagen direkt über das System. So sehen Sie bei jedem Kunden auf einen Blick welche Daten zur Verfügung gestellt wurden.
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Integrierte PDF-Konvertierung

Mit unserer digitalen Archivierung sichern Sie alle Dokumente, die im Laufe einer logistischen Dienstleistung entlang der einzelnen Produktionsschritte entstehen. Es sind also alles Dokumente, die sendungsbezogen erzeugt worden sind. Dazu gehören Frachtbriefe, Lieferscheine und Zustellbelege (PoD). Vereinheitlichen Sie unterschiedliche Eingangs-Formate, wie JPEG oder TIFF, in das revisionssichere PDF-Format, um diese für Anschlussprozesse durchgängig zur Verfügung stellen zu können.

Schadensabwicklung vereinfachen

Bei der Vielzahl an Transporten, die Sie täglich abfertigen, ist es ganz normal, dass es hin und wieder zu Schäden kommt. Das ist ärgerlich, aber kaum zu verhindern. Mit unserer digitalen Archivierung können Sie in jedem Fall Schadensverläufe und Werte dokumentieren und belegen. Speichern Sie Schadensberichte und Schadensfotos zentral, um sie bei Bedarf auf Knopfdruck abzurufen.

Zeit, Geld und Platz sparen

Die Zeiten, in denen Sie Dokumente und Akten in physischer Form in Papierarchiven ablegen mussten, sind vorbei. Sparen Sie Platz und Zeit, indem Sie Dokumente automatisch und elektronisch archivieren und aus Ihrem digitalen Archivsystem abrufen können.

Im EIKONA Track and Trace verfügbar

Ihren Kunden stellen Sie sendungsbezogene Belege aus Ihrem Archivierungssystem mühelos zur Verfügung. Direkt im EIKONA Track and Trace können Sie dann auf alle wichtigen Dokumente zugreifen, wenn Sie es brauchen. So senken Sie den Zeitaufwand für Ihre Kunden und minimieren Sicherheitsrisiken durch die Weiterleitung.

EIKONA Digitale Archivierung
Dokumente per Knopfdruck finden

Die smarte Speicherung sendungsbezogener Dokumente.

Automatische Speicherung

Sie dokumentieren Frachtbriefe, Lieferscheine, PoD und Schadensberichte in Echtzeit.

Zentraler Zugriff

Ihren Kunden stehen die Dokumente automatisch entlang der Transportkette via Track and Trace zur Verfügung.

Sichere Übertragung

Dokumente werden über sichere Protokolle wie FTPS oder HTTPS ins Archiv übertragen.

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EIKONA Logistics Blog Effizient digitalisieren mit papierlosem Arbeiten

Mit digitalisierten und automatisierten Prozessen entsteht eine geschlossene Logistikkette, von der alle Beteiligten profitieren.

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Häufig gestellte Fragen

Wie wird mit unterschiedlichen Dokumentenformaten umgegangen?

Vorhandene Belege, die Sie beispielsweise als Bild hochladen, werden in ein revisionssicheres PDF umgewandelt. Außerdem können PDF-Belege aus Dokumenten erzeugt werden, die im XML-Format vorliegen.

Werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewahrt?

Ja, das Modul EIKONA Digitale Archivierung sichert die Daten GoBD-konform in einer zentralen Datenbank, auf die Sie jederzeit Zugriff haben.

Wie kann ich meine Speditionsakten digital archivieren?

Für alle Geschäftsdokumente ist Unveränderbarkeit eine gesetzliche Vorschrift. Deshalb müssen alle Aufzeichnungen und Unterlagen in einem digitalen Archiv revisionssicher gespeichert werden. Zudem erfolgt die Ablage auftragsbezogen, damit sich einzelne Transportaufträge auch nach Jahren noch nachvollziehen lassen. So kann der Datenzugriff auch noch nach der Abrechnung erfolgen. Dokumente ohne Sendungsbezug verwaltet das Modul EIKONA Dokumentenmanagement als DMS.