Was ist eine Avisierung und warum ist sie so wichtig für die Logistik?
Die Avisierung (Kurzform: Avis) ist eine Ankündigung, die die bevorstehende Zustellung oder Abholung von Waren mitteilt. Sie ist als Begriff aus modernen logistischen Prozessen nicht mehr wegzudenken. Im B2B- ebenso wie im B2C-Bereich prägt die Avisierung als Kernprozess der Logistik das Tagesgeschäft der Speditionen.
Im Rahmen der Avisierung werden von Speditionen verschiedene Kommunikationswege genutzt, um die Sendungs-Ankündigung dem Empfänger zu übermitteln. Die Ankündigung erfolgt dabei per E-Mail, SMS oder in Form eines Telefonavis. Zudem können Programmierschnittstellen (API) eingesetzt werden, um die Avisierungs-Daten zu verarbeiten. Diese können daraufhin an ein technisches System, wie beispielsweise ein TMS, elektronisch übermittelt werden. Die Avisierung ist also eine Vorinformation über eine geplante Zustellung.
Es gibt folgende weitere Begriffe, die den Begriff der Avisierung beschreiben:
- Kundenavisierung
- Telefonavis
- Lieferavisierung (Plural: Lieferavise)
Die Bestandteile der Avisierung
Im Regelfall beinhaltet das Lieferavis einer Spedition folgende Informationen:
- Artikelbezeichnung
- Artikelnummer
- Menge
- Gewicht und/oder Volumen
- Liefertermin
Der Ablauf der Avisierung im Überblick
Im Rahmen der Avisierung bereitet der Spediteur die Ware für den Versand vor und erstellt die notwendigen Versanddokumente. Anschließend wird der Empfänger über die bevorstehende Lieferung informiert. Diese Benachrichtigung erfolgt dabei per E-Mail, Telefon oder über ein spezielles System. Während des Transports der Ware können Tracking-Systeme eingesetzt werden, um die Sendung zu verfolgen und den aktuellen Standort zu überwachen. Kurz vor der Ankunft der Lieferung wird der Empfänger erneut kontaktiert, um den genauen Lieferzeitpunkt zu bestätigen. Dies ermöglicht eine optimale Vorbereitung auf den Wareneingang. Nach der Ankunft wird die Sendung entladen und auf ihre Vollständigkeit sowie eventuelle Schäden überprüft. Dieser Schritt der Avisierung gewährleistet, dass die Ware in einwandfreiem Zustand ist und keine Teile fehlen. Abgeschlossen wird der Prozess der Avisierung beim Empfänger durch die Bestätigung des Erhalts der Ware sowie durch die Unterzeichnung eines Lieferscheins oder eines ähnliches Dokuments.
Tipps zur Auswahl und Implementierung einer Avisierungssoftware
Manuel Wetzel gibt Ihnen Tipps zur Auswahl und Implementierung einer Avisierungssoftware. Sie werden einen Überblick über den Prozess der Integration der Software in Ihrem Unternehmen erhalten, die Ihnen eine automatische Avisierung ermöglicht. Zu den zentralen Prozessen gehören dabei beispielsweise die Festlegung der Anforderungen an das System oder die kontinuierliche Anpassung der Software aufgrund von Kunden- oder Mitarbeiterwünschen.
Welche Gründe gibt es für die Avisierung?
Das Avis fördert reibungslose Prozesse in der Logistik. Speditionen sorgen so gegenüber den Kunden und Transportpartnern in der Supply Chain für Transparenz bezüglich vorgegebener Lieferdaten bzw. eventuellen zeitlichen und örtlichen Abweichungen. Das hat gerade in komplexen Lieferketten eine hohe Relevanz. Warenein- und -ausgänge lassen sich mithilfe der Avisierung dadurch sehr genau planen, steuern und gegebenenfalls nachjustieren. Sie sind nicht nur für das Management relevant, sondern auch für die Planung von Produktionsaufträgen. Zudem beginnt mit der Avisierung die Möglichkeit zur Sendungsverfolgung (auch oft Track and Trace genannt). Letztendlich trägt Avisierung auch zum wirtschaftlichen Erfolg von Speditionen und Frachtführern bei, weil sie insbesondere im B2C erfolglose Zustellungsversuche reduziert.
Zusammenfassung
Die Avisierung ist ein Prozess in der Logistik, bei dem der Empfänger über den bevorstehenden Versand einer Ware informiert wird. Dies geschieht in der Regel durch den Absender oder Spediteur. Bei der Avisierung werden typischerweise Informationen wie das voraussichtliche Lieferdatum, die Sendungsnummer und gegebenenfalls ein Zeitfenster für die Ankunft übermittelt. Sie dient der Planung und Koordination auf Seiten des Empfängers und trägt zu einem reibungslosen Ablauf in der Lieferkette bei.