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- Backup-Transportsystem
- Echtzeit-Datenzugriff
- Geschäftskontinuität durch unabhängige IT-Struktur
EIKONA Business Continuity
macht Logistik bei Emons krisensicher
TMS light ist als Back-up-System aktiv und sorgt dafür, dass Sendungen auch im Notfall produziert werden können.
Emons sichert mit dem Notfall-Transportsystem „TMS light“ und einem umfassenden Backup-Plan die Geschäftskontinuität und stellt den Betrieb auch bei Systemausfällen sicher.
Das Problem: Systemausfall bedeutet volle Hallen
Eine der größten Sorgen in der Logistik: ein Systemausfall. Ob er durch eine lokale Störung, einen Ausfall im Rechenzentrum oder einen Cyberangriff verursacht wird, ist dabei zunächst egal. Das Resultat bleibt dasselbe: Fällt das Transportmanagementsystem (TMS) in einer Spedition aus, sind Kommunikationsabbruch und überfüllte Hallen die Folge. Ohne den Zugriff auf das TMS ist schließlich nicht klar, welche Paletten woher kommen und wohin sie als nächstes gehen sollen – hierfür braucht es verlässliche und aktuelle Daten, die nur online verfügbar sind. Zwar befinden sich auf den einzelnen Packstücken Labels, doch ohne die Online-Daten aus dem TMS ist nicht klar, wo sie stehen. Fällt das TMS aus, werden Kapazitätsplanung, Lagerverwaltung und Umschlag also zum Ding der Unmöglichkeit.
Zwar ist es bislang bei Emons nicht zu einem derartigen Systemausfall gekommen. Vor allem in Zeiten gestiegener Cyberkriminalität und immer höheren Sendungsaufkommens war es der Spedition jedoch wichtig, für den Notfall vorzusorgen und ein Back-up zu haben. Die Sicherung der eigenen Systeme steht daher schon länger auf der Prioritätenliste und wurde 2024 umgesetzt.
Die Lösung: Notfall-TMS wappnet für Systemausfälle
Die einzige Möglichkeit, für Systemausfälle gewappnet zu sein: die wichtigsten Daten so zu speichern, dass sie wirklich immer verfügbar sind. Dieses Prinzip steckt hinter einem Notfall-TMS. Das Back-up-System läuft im regulären Betrieb neben dem Hauptsystem her und wird kontinuierlich mit Daten gefüllt. Der wichtige Unterschied: Das Notfallsystem hat keine Verbindung zur übrigen IT-Infrastruktur und erhält die Daten über einen definierten, nicht angreifbaren Kanal. So ist es von etwaigen IT-Ausfällen nicht betroffen. Ergänzt wird die Backup-Software durch einen physischen Notfallkoffer, der Ersatzgeräte wie Laptops, Handys mit installierter Notfall-App und einen Router enthält, um bei Bedarf eine neue Internetverbindung herstellen zu können.
Das TMS light bietet uns und unseren Partnern ein wichtiges Stück Sicherheit. Gäbe es einen Notfall, könnten wir trotzdem weiterarbeiten und Kunden und Partner im Rahmen unserer Möglichkeiten zufriedenstellen. Das macht guten und verlässlichen Service aus.
Software-Anforderungsmanagement Emons
Das passende Notfallkonzept: Worauf kommt es Emons bei einem Back-up-TMS an?
Um die Business Continuity-Software perfekt auf die Bedürfnisse der Spedition zuzuschneiden, haben wir in einem Kick-off-Termin mit dem siebenköpfigen BCM-Team (Business Continuity Management) von Emons zunächst die geschäftskritischen Prozesse herausgestellt und die Anforderungen an das System abgesteckt. Diese Punkte waren Emons dabei besonders wichtig:
- Die Stammdaten aller Partner, die im normalen TMS eingepflegt sind, müssen auch im Notfallsystem vorhanden sein.
- Statusupdates und Verlauf des aktuellen TMS müssen kontinuierlich übermittelt werden und auch im Back-up-TMS abrufbar sein.
- Daten, die am Tag des Systemausfalls von den Partnern und Kunden reinkommen, müssen in das Notfallsystem übertragbar sein, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.
- Statusupdates zu den bearbeiteten Sendungen müssen sich nach Beendigung des Notfalls wieder bequem in das normale System integrieren lassen.
Das Ergebnis: TMS light wird an 23 Standorten eingesetzt
Anfang 2024 fiel die Entscheidung für EIKONA Business Continuity. 23 Emons-Standorte in Deutschland, Tschechien und der Slowakei nutzen dasselbe TMS. Für dieses System wurde das Back-up entworfen. Seit April 2024 freuen sich die Standorte nun über ein Stück zusätzliche Sicherheit: Sie wissen, dass sie im Notfall auf das Back-up-System zurückgreifen können, um ihre Halle zu leeren. „TMS light“ wird es liebevoll genannt und hält dabei genau, was der Name verspricht: Die wichtigsten Funktionen des normalen TMS sind enthalten, Mitarbeitende können weitestgehend normal damit weiterarbeiten.
Einige Funktionen (wie die Abrechnung oder, je nachdem, welche Systeme vom Ausfall betroffen sind, auch die EDI-Anbindung aller Kunden- und Partnersysteme) wurden nicht in das TMS light übertragen, weil der Aufwand enorm gewesen wäre und in keinem Verhältnis zum Nutzen stünde. Auch die Handscanner können im Notfall nicht mehr genutzt werden, weil diese an das reguläre TMS gekoppelt sind. Stattdessen steht eine Android- und iOS-basierte App für die Hallenprozesse zur Verfügung, die auf einem beliebigen Endgerät mit Mobilfunkanbindung installiert und genutzt werden kann. Mit angepassten organisatorischen Prozessen und der Nutzung „analoger“ Papierausdrucke können die Sendungen trotzdem abgewickelt werden.
Besonders wichtig ist schließlich, dass die Packstücke, die sich in der Halle befinden, schnellstmöglich versandt werden. Bevor das System ausgerollt wurde, wurden natürlich die Mitarbeitenden abgeholt. Mittels Präsentationen wurden sie am jeweiligen Standort über das Back-up-TMS informiert, wobei sich an ihrem regulären Arbeitsalltag nichts verändert hat. Kleinere Tests, bei denen einzelne Relationen ausgeschaltet wurden, um zu überprüfen, ob sie auch im TMS light verfügbar sind, haben gezeigt: Das System läuft wie gewünscht. Pro Haus gibt es nun ein bis zwei Verantwortliche, die im Notfall die Entscheidung für den Einsatz des TMS light treffen.
Der Ablauf: So bleibt Emons auch bei einem Systemausfall handlungsfähig
Wie würde der konkrete Ablauf aussehen, wenn es zu einem Totalausfall im Rechenzentrum kommt? Fällt das TMS nur für ein paar Stunden aus, lohnt sich der Aufwand nicht, auf das Back-up-System umzustellen. Handelt es sich jedoch um einen längeren Ausfall, muss die Arbeit irgendwie weitergehen – Partner und Kunden vertrauen schließlich darauf.
Was im Fall der Fälle zu tun ist und wann das Lagerpersonal bei Emons wieder weiterarbeiten kann, haben wir hier skizziert:
Im Fall der Fälle
Aktivierung und Nutzung des Notfall-TMS
Die Auswahl der passenden IT-Plattform beginnt mit einer gründlichen Analyse
der eigenen Anforderungen. Dabei sind insbesondere folgende Kriterien zu berücksichtigen:
Fazit: TMS light gibt ein Stück Sicherheit und sichert verlässlichen Service
Systeme können immer ausfallen, so viel steht fest. Mit der Implementierung des TMS light hat Emons nun für den Worst Case vorgesorgt und sichergestellt, dass die wichtigsten Hallenprozesse weiterlaufen, auch wenn das Hauptsystem kompromittiert wurde. „Das TMS light bietet uns und unseren Partnern ein wichtiges Stück Sicherheit. Gäbe es einen Notfall, könnten wir trotzdem weiterarbeiten und Kunden und Partner im Rahmen unserer Möglichkeiten zufriedenstellen. Das macht guten und verlässlichen Service aus“, freut sich René Galuba, Requirements Management Emons, über das neue Tool.
- Backup-Transportsystem:
Ein Notfall-System sichert den Betrieb, falls das Hauptsystem ausfällt. - Echtzeit-Datenzugriff:
Wichtige Informationen zu Sendungen, Fahrzeugen und Lieferstatus bleiben verfügbar. - Krisensicherer Betrieb:
Ein Notfallplan und eine unabhängige IT-Struktur gewährleisten die Geschäftskontinuität.
Über das Unternehmen
Emons
Die in Köln beheimatete Emons Spedition ist ein etabliertes und weltweit agierendes Transport- und Logistikunternehmen mit Qualitäts- und Umweltanspruch. Hier erfahren Sie, was das mittelständische Familienunternehmen im Einzelnen leistet und welche Ziele es verfolgt. Der Name Emons steht seit 1928 für Kontinuität, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, flexible Dienstleistungen sowie für eines der wenigen mittelständisch-privaten Logistiknetzwerke in Deutschland.
