Stillstand genießt keinen besonders guten Ruf. Und doch ist er in Logistikprozessen wie der Be- und Entladung unvermeidlich. Um Standzeiten zur verkürzen, haben Logistiker Steuerungsinstrumente entwickelt, die alles im Fluss halten sollen: Zulaufsteuerung und Yard Management.
Das Geschäftsmodell von Speditionen und Transportunternehmen beruht darauf, Güter zu bewegen. Von einem beliebigen Startpunkt an ein vereinbartes Ziel, unbeschadet und zum richtigen Zeitpunkt. Der Auftrag klingt einfach und wird in der Praxis doch immer wieder zur Herausforderung, weil an vielen Stellen entlang des Prozesses unterschiedliche Beteiligte mit ihren jeweiligen Interessen aufeinandertreffen. Aktive Kommunikation und präziser Datenaustausch sind dabei die wichtigsten Elemente, um diese Schnittstellen bei der Be- und Entladung möglichst einfach für alle Beteiligten zu koordinieren. Große Empfänger und Verlader nutzen deshalb Softwarelösungen für die Zulaufsteuerung und das Yard Management, um ankommende Lkw durch ihr Gelände zu steuern. Damit verschaffen sie sich die Gelegenheit, jederzeit genügend Rampen freizuhalten und ihr Ladepersonal an den richtigen Stellen einzusetzen.
Abholorte und Ziele von Gütern sind die Engstellen in Transportprozessen, an denen Stillstand unvermeidlich ist. Die Zeit dafür so gering wie möglich zu halten, ist also eine besonders wichtige Aufgabe für die Logistik. Das Konzept der Zulaufsteuerung geht davon aus, dass dafür eine optimale Koordination der Beteiligten an den Ladestellen erfolgen muss. Damit einerseits der Versender oder Empfänger seine Prozesse rund um die Bereitstellung oder Annahme und Verbuchung der Waren effizient organisieren kann. Andererseits sind auch Transportunternehmer und Spediteur für ihre Tourenplanung darauf angewiesen, nicht durch ungeplante Standzeiten in Verzug zu geraten. Deshalb haben die Beteiligten ein System etabliert, über das sie die wichtigen Informationen für einen reibungslosen Ablauf der Ladeprozesse miteinander austauschen:
Mit diesen Informationen in ihrer Software kann die Ladestelle den Ladeprozess vorbereiten, Flächen freihalten beziehungsweise Transportgut vorholen und ihre Mitarbeiter bitten, sich bereitzuhalten.
Weil an der Ladestelle Grob- und Feinplanung ineinandergreifen, ist es sinnvoll, die Tages- und Zeitplanung um eine Ressourcenplanung zu ergänzen und über die Prozesssteuerung zu koordinieren. Dafür haben sich Softwarelösungen für das Yard Management etabliert, die unter anderem die Anmeldung vor Ort, die Zuweisung einer Laderampe sowie die Übergabe der Ladepapiere übernehmen. In dieser Kombination können insbesondere mittlere und größere Unternehmen den Werksdurchlauf von anliefernden und abholenden Lkw steuern. Zum Beispiel so: Eine Spedition verfügt über einen Rahmenvertrag und erhält konkrete Transportaufträge jeweils drei Tage vorab. Anschließend reserviert die Disposition am Tag vor der Abholung ein Zeitfenster. Am Transporttag meldet der Fahrer aus dem Fahrzeug den Beginn seine Abholtour. Ab diesem Zeitpunkt sendet die Telematik des Fahrzeugs in regelmäßigen Abständen die Position des Lkw sowie die voraussichtliche Ankunftszeit an den Versender. In unmittelbarer Nähe zum Ziel bestätigt das System zudem die Anfahrt. Dann erhält der Lkw-Fahrer von der Werkslogistik seine Einfahrterlaubnis sowie einen Code zur Authentifizierung. Am Werkstor werden ihm zudem Ladestelle und -rampe sowie der bestmögliche Weg dorthin ins Fahrzeug übertragen. Für diese gesamte Kommunikation und den Austausch der zugrundeliegenden Daten nutzen etwa in der Automobilindustrie Fahrzeughersteller und Spediteure Lösungen wie die EIKONA WebApp oder HABBL. Direkt vor Ort wird der Fahrer zudem über sein mobiles Endgerät an die Rampe abgerufen. Nach der Beladung dokumentiert er selbst oder ein Verlader den ordnungsgemäßen Zustand der Ladungssicherung. Rechtzeitig vor der Ausfahrt übergibt ihm der Auftraggeber zudem die Ladepapiere. Mit der Ausfahrt aus dem Werksgelände beginnt die Zustelltour.
Die Vorteile einer solchen digitalen Koordination des Zulaufs liegen auf der Hand: Mit den Daten aus dem Fahrzeug sind die Planer in der Werkslogistik des Versenders sowie in der Disposition der Spedition jederzeit über den Transportstatus informiert. So können sie überprüfen, ob der tatsächliche Verlauf den Plan erfüllt oder ob Planänderungen erforderlich sind. Zudem können sie laufende Prozesse in Echtzeit umstellen – und müssen so beispielsweise ein Fahrzeug, das in einen Stau gerät, nicht mehr mit langer Wartezeit vor dem Werk ans Ende ihrer Planung setzen. Stattdessen können sie flexibel die Abfertigung bereits eingetroffener Fahrzeuge vorziehen. So optimieren sie Prozesse und Personaleinsatz genauso wie die Einsatzzeit der Fahrzeuge. Zudem vermindert sich der Koordinationsaufwand für alle Beteiligten erheblich: Nach der Zeitfensterreservierung sowie der Startmeldung zu Tourbeginn erfolgt die gesamte Kommunikation automatisch. Weder sind telefonische Rückfragen beim Fahrer erforderlich noch muss dieser Verspätungen ankündigen oder ein neues Zeitfenster reservieren. Darüber hinaus wird die gesamte Transportdokumentation mit jeder Übertragung eines neuen Status ebenfalls automatisch mit erledigt inklusive der Nachweise für ordnungsgemäße Ladungssicherung. Mit dem elektronischen Frachtbrief lassen sich zudem auch die Begleitpapiere direkt digital ins Fahrzeug übertragen, sodass ein durchgängig digitaler Prozess ohne Papierübergabe entsteht.
Softwarelösungen für die Zulaufsteuerung und das Yard Management verbessern Durchlaufzeiten. Richtig konfiguriert, beschleunigen sie als Steuerungssystem Logistikprozesse ganz erheblich. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand, verbessern die Koordination und entlasten insbesondere den Lkw-Fahrer erheblich. Damit verfügen sie über das Potenzial dazu, Standzeiten zu verkürzen und die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge signifikant zu erhöhen.
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