Stammdaten sind die unverzichtbare Basis, auf der jeder Logistikprozess beginnt: Informationen über Artikel, Kunden und Lieferanten. Je besser diese gepflegt werden, desto erfolgreicher kann eine Spedition arbeiten. Das gilt umso mehr, wenn sie mit dezentralen IT-Systemen arbeitet. Diese wiederum sollten dann aber mit Stammdaten aus einer zentralen Quelle versorgt werden. Das ist wichtig für die Prozessqualität, weil:
Zwar gelingt eine Zustellung sicher auch ohne zentrale Stammdaten. Ein effizienter Prozess ist aber auf fehlerfreie Informationen in sämtlichen Produktivsystemen angewiesen.
Weil Logistikprozesse immer spezialisierter werden, hat sich eine Vielzahl darauf abgestimmter Microservices entwickelt. Sie dienen dazu, komplexe Abläufe besser zu unterstützen. Ausgeführt werden sie unabhängig vom Transportmanagementsystem (TMS). Dieses verwaltet die Speditionsaufträge, zu deren Bearbeitung die Microservices ausgeführt werden. Deshalb ist es wichtig, dass jeder einzelne Schritt in der Auftragsabwicklung dem Speditionsauftrag zugeordnet werden kann. Das wiederum gelingt nur über die Stammdaten. Aber Vorsicht: Wenn sie in jedem Microservice eigenständig erfasst werden, birgt das ein hohes Fehlerpotenzial. Schließlich kann es mit jeder neuen Eingabe zu Inkonsistenzen kommen. Der Versuch, sie untereinander zu synchronisieren, dürfte je nach Anzahl der genutzten Services schnell sehr komplex werden. Darin liegt zusätzlich das Risiko, bei einer Synchronisierung zum falschen Zeitpunkt in die falsche Richtung auch korrekte Stammdaten mit fehlerhaften, veralteten zu überschreiben. Abhilfe schafft eine zentrale Stammdatenbank. Als Single Point of Truth verwaltet sie die Stammdaten für sämtliche in der Spedition ausgeführten Prozesse. Sie ist das führende System, über das Daten erfasst oder verändert werden. Diese stellt Änderungen wiederum über eine Event-Sourcing-Plattform den Microservices zur Verfügung.
Ob Frankaturen, Packmitteldaten oder Zeitfenster – alle speditionellen Anwendungen greifen auf die gleichen Stammdaten zurück. Verändern sie sich, werden die Daten zunächst in der zentralen Stammdatenbank sorgfältig bearbeitet und abgespeichert. Anschließend sendet diese die Änderung an die Event-Sourcing-Plattform. Dort fragen die einzelnen angeschlossenen Microservices immer wieder an, ob sich für sie relevante Stammdaten verändert haben. Ist dies der Fall, übernehmen sie in der Regel eine Kopie der Daten in ihr eigenes Format. Zum Beispiel übernimmt die Buchhaltungssoftware eine Änderung der Kreditorendaten. Im Gegensatz zum Aviesierungssystem, für das diese Daten nicht relevant ist. Der Vorteil: Es ist keine Synchronisierung erforderlich und damit auch deutlich weniger gleichzeitige Anfragen. Der Datenaustausch bleibt asynchron. Das entlastet die IT-Systeme und ermöglicht es zudem, offline zu arbeiten. Sollte die Datenquelle nicht erreichbar sein, können die Systeme auttark arbeiten und übernehmen die Änderungen dann, wenn diese wieder verbunden ist.
Welches System eine Spedition als zentrale Stammdatenbank auswählt, ist nicht entscheidend. Erheblich wichtiger ist Sorgfalt bei der Datenpflege. Denn Fehler bei der initialen Befüllung des Systems pflanzen sich auf alle angeschlossenen Prozesse fort. Dementsprechend ist eine einfache Datenübernahme aus Altsystemen nicht zu empfehlen. Vor der Datennutzung sollte dann zumindest eine Bereinigung und Dublettenprüfung mittels künstlicher Intelligenz erfolgen, sodass mehrfach erfasste Daten konsolidiert werden. Der sauberste und sicherste Weg zum Aufbau einer fehlerfreien Stammdatenbank ist, den gesamten Datenbestand neu anzulegen und ihn anschließend akkurat zu führen. Es hat sich als hilfreich erwiesen, für diese Aufgaben einen Prozessbeauftragten einzusetzen, der sie mit Nachdruck erfüllt. Sobald einmal geprüfte und gepflegte Stammdaten zur Verfügung stehen, ist der Nutzen über die operativen Abläufe hinaus erheblich. Denn dann ist es vergleichsweise einfach, die Daten aus dem Tagesgeschäft mit automatisierten Prozessen auszuwerten und über diese Datenanalyse mit BI-Systemen ein Reporting zu erstellen. Beispielsweise zum Deckungsbeitrag, den die Spedition mit einem Kunden erzielt. Das gelingt aber nur, wenn die Kundendaten in sämtlichen Systemen gleichlauten. Ansonsten würden Daten zu sämtlichen verschiedenen Schreibweisen aggregiert. – Was wie eine unliebsame Fleißaufgabe wirkt, entpuppt sich also als Ausgangspunkt für Effizienz und Schlüssel zu wirkungsvollem Controlling: zentrale Stammdaten.
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