„Nee, ich weiß leider nicht, wo die Rechnung hängt – ruf doch mal bei der Buchhaltung an!“ Wer kennt Sätze wie diesen nicht? Verzögerungen bei Abrechnungsprozessen entstehen aus den unterschiedlichsten Gründen. Mal liegt es an falschen oder mangelnden Angaben, dann fehlt die Freigabe des Vorgesetzten. Ein anderes Mal ist es zu kompliziert, sämtliche Partner, die am Transport über gebrochene Verkehre beteiligt waren, korrekt abzubilden. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld – schließlich kann die Leistung so nicht schnellstmöglich abgerechnet werden. Wie Frachtbewertungen in Echtzeit und automatisierte Clearingprozesse funktionieren, zeigen wir nun.
Ein Frachten-Clearing-Tool sorgt dafür, dass sämtliche Schritte von der Klärung der Frachtkosten bis hin zur Abrechnung zwischen verschiedenen Parteien glatt ablaufen. So wird sichergestellt, dass die Transportkosten klar und transparent berechnet werden – egal, wie viele Spediteure, Transportunternehmer, Frachtführer und Co. daran beteiligt sind. Saldierung, Rückrechnung und Verrechnungen sind dabei ebenfalls inkludiert.
Aber damit nicht genug: Auch die Lieferkostenberechnung und die Preisauskunft für den Kunden laufen über das Tool ab. Mit dem Frachtkostenrechner können Nutzer ganz bequem die Kosten für ihren Auftrag berechnen lassen. So können Unternehmen eine Online-Buchungsoption inklusive verlässlicher Ermittlung der Transportkosten anbieten. Das steigert die Kundenzufriedenheit sowie die Konversionsraten und ist der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit entlang der Lieferkette. Eine Geschäftsbeziehung kann schließlich kaum schlechter beginnen als mit der Frage, warum der Transport nun doch teurer geworden ist als ursprünglich geplant. Ein weiterer Vorteil: Sämtliche buchungsrelevanten Daten, die die Sendung betreffen, wie beispielsweise Art und Abmessungen der Packstücke, das Volumen in Kubikmetern, Stellplätze und Lademeterangaben, werden beim Online-Booking über das Formular direkt abgefragt oder berechnet. So wird sichergestellt, dass für die Abrechnung der Spedition alle Infos vorliegen.
Bei einem Stellplatz handelt es sich um den Platz, den eine Euro-Palette mit den Grundmaßen 1,2 m * 0,8 m benötigt. Die Einheit dient dazu, den Platzbedarf einer Sendung beim Transport zu beurteilen. Die Formel zur Berechnung lautet: Länge * Breite / 0,96.
Handelt es sich um stapelbare Ware, wird dies bei der Berechnung ebenfalls berücksichtigt. So sind stapelbare Euro-Paletten mit einer Höhe von einem Meter im Lkw doppelt stapelbar (Stapelfaktor = 0,5). Die Berechnungsformel ist dann: (Länge * Breite / 0,96) * Stapelfaktor. So benötigt beispielsweise eine Euro-Palette voll Shampoo nach der Formel (1,2 m * 0,8 m / 0,96) * 0,5 = 0,5 einen halben Stellplatz.
Damit die Rechnung am Ende möglichst schnell von allen abgesegnet wird und es zu keinen bösen Überraschungen kommt, ist ein Versandkostenrechner Gold wert. Hier werden alle Faktoren mit einbezogen: gewünschte Extra-Services, die Lkw-Kosten pro Kilometer, spezielle Gebühren für Entfernungen oder den Transport von Gefahrgut, Aufschläge in bestimmten Regionen sowie das Gewicht und Volumen der Sendung. Auch gebrochene Verkehre, die aus mehreren Transportschritten bestehen, sind für den Frachtkostenrechner kein Problem.
Auch ein komplexes Tarifwerk sollte von der Software abgebildet und verwaltet werden können. Dafür müssen alle relevanten Faktoren, die je nach Produkt, Gewichtsklasse oder Route variieren können, berücksichtigt werden. Von Vorteil ist es, wenn die Tarife kunden-, partner- und mandantenabhängig verwaltet werden können, indem sie mit individuellen Regeln versehen werden.
Viele Köche verderben den Brei – zugegeben, ein oft bemühtes Sprichwort, aber es steckt ein Fünkchen Wahrheit dahinter. Sind viele Personen an der Erstellung einer Rechnung beteiligt, schleichen sich leichter Fehler ein. Deshalb komplettiert ein umfangreiches Änderungsmanagement das Tool: Ist doch einmal eine falsche Angabe gemacht worden, ist also beispielsweise das Gewicht nicht ganz korrekt, ermöglicht das Tool problemlos die Anpassung dieser abrechnungsrelevanten Änderungen vor der Erstellung von Rechnungen oder Gutschriften und spart so zusätzliche Korrekturbelege. Für jede Änderung kann ein integriertes Freigabeverfahren erfolgen, indem sich Partner abstimmen und einigen können. Das sorgt nicht nur für schnelle Clearing-Prozesse und Transparenz, sondern fördert außerdem das Vertrauen zwischen den Partnern.
Je komplexer der Transport, desto komplexer auch die Abrechnung für die Spedition und andere Partner – klingt logisch. Mit einem Freight Clearing-Tool muss das jedoch nicht sein. Es ist insbesondere für Kooperationen geeignet, die viele Parteien miteinander verknüpfen. Da die Software in Echtzeit Transportkosten berechnet und Sendungen bewertet, liegt jederzeit eine verlässliche Grundlage für den Clearingprozess vor. Das umfangreiche Änderungsmanagement sorgt dafür, dass Abweichungen bilateral zwischen den beteiligten Parteien vorgenommen werden können. So wird die Arbeit in der Speditionsbuchhaltung ebenfalls deutlich einfacher, der automatischen Rechnungsfreigabe sei Dank.
Obwohl gerade in Kooperationen die Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Partnern mitunter sehr komplex sind, ermöglicht ein Freight Clearing-Tool die nahtlose und transparente Zusammenarbeit. Eine gute Software lässt sich problemlos in alle relevanten Systeme integrieren, beispielsweise in das TMS der Partner, in das Abrechnungssystem der Spedition oder in die zentrale Sendungsverfolgung. So werden alle Logistikprozesse effizienter, denn unterschiedliche Systeme und Datenformate sind kein Problem mehr.
Nutzer profitieren vom inkludierten Versandkostenrechner, der dafür sorgt, dass bei der Abrechnung keine bösen Überraschungen lauern. Mögliche Fehlerquellen werden durch die Abfrage relevanter Daten bei der Transportbuchung reduziert. Das umfangreiche Änderungsmanagement inklusive automatischer Rechnungsfreigabe sorgt dafür, dass Korrekturen schnell und bilateral vorgenommen werden können. Die transparente Darstellung von Rechnungsläufen stärkt zudem das Vertrauen zwischen den Partnern. Unnötige Verzögerungen beim Clearing gehören so der Vergangenheit an – das ist doch mal eine gute Nachricht!
Einen Kommentar schreiben