Vom Beschaffungsauftrag für Rohstoffe und Vorprodukte bis hin zum Versand des Endprodukts sind heute viele Unternehmen an der Logistik beteiligt. Damit jedes von ihnen wirkungsvoll planen kann, ist eine enge Koordination gefragt. Moderne IT-Lösungen helfen dabei, indem sie ihre Kommunikation verbessern und Transparenz zu allen Aufträgen schaffen.
Präzise Information ist die halbe Planung. Deshalb ist es für eine effektive unternehmensübergreifende Zusammenarbeit erforderlich, die wichtigen Daten mit möglichst vielen Beteiligten frühzeitig auszutauschen. Dabei empfiehlt sich eine strukturierte Kommunikation ohne Medien- und Systembrüche. Sie sollte
Wer diese Eckpunkte berücksichtigt, dem gelingt der Aufbau einer unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit, die neue Planungssicherheit schafft.
Wenn mehrere Unternehmen zusammenarbeiten, benötigen sie eindeutige Strukturen, um effizient wirken zu können. Für den Austausch untereinander empfiehlt sich deshalb eine Kommunikationsdrehscheibe. Diese bildet den Mittelpunkt der Zusammenarbeit, der mit allen Beteiligten und ihren Datenquellen verknüpft ist. Ein populäres Alltagsbeispiel für dieses Prinzip ist sind Apps, mit denen sich Familien eine gemeinsame Einkaufsliste teilen können. Sie ermöglichen es, dass alle Familienmitglieder an unterschiedlichen Orten einkaufen, ohne die einzelnen Artikel doppelt zu besorgen. Denn der erste, der einen Artikel besorgt hat, streicht ihn auf der gemeinsamen Liste aus. So erfahren alle anderen, dass der Bedarf nicht mehr besteht. Die App bildet den Wissensmittelpunkt – in der Fachsprache auch Single Point of Truth genannt. Darin ist der aktuelle Status verzeichnet, der für alle Beteiligten gilt. Ein wichtiges Prinzip in der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg.
Ein zweites Prinzip, das sich bewährt hat: Standardtexte und feste Prozesse für immer gleiche Vorgänge zu definieren. So lässt sich eine typische Abfolge von Arbeitsschritten mit wenigen Klicks lenken und dokumentieren. Kein Vergleich mit einer zufälligen Kombination aus E-Mails, Anrufen, SMS und Messenger-Nachrichten. Für zusätzliche Effizienz sorgt die Verknüpfung dieser Workflows mit Geschäftsvorfällen. Beispielsweise mit der Sendung, die zwei Speditionspartner transportieren. Oder auch mit Lager- und Reklamationsprozessen. Darüber weiß jeder Bearbeiter immer sofort, um welchen Vorgang es geht. Zusätzlich ermöglicht das Vorgehen auch, Chatbots einzusetzen, die strukturierte Informationen für die Auftragsbearbeitung automatisch extrahieren und so Vorgänge zusammenführen können, etwa aus der E-Mail-Kommunikation. Darüber hinaus entsteht so auch die Grundlage für Self-Service-Angebote. Stehen verknüpfte Informationen zur eigenen Recherche bereit, entfällt die Anfrage beim Kundenservice.
Auch eine proaktive Informationsweitergabe nach dem Push-Prinzip vereinfacht die Kommunikation und entlastet Servicekräfte. Typische Beispiele dafür sind etwa der automatische E-Mail-Versand bei Eintreten vordefinierter Status oder die Nutzung von Call-Back-URLs. Diese beinhalten den Kommunikationsweg für eine Rückmeldung und ermöglichen so einen Informationsfluss, der ausschließlich bei Veränderung erfolgt. Das gibt allen Bearbeitern schnellere Reaktionsmöglichkeiten. Optimal ausgeschöpft wird das Push-Prinzip durch die Integration in die eigenen operativen Systeme wie etwa das ERP (Enterprise Ressource Planning) von Verladern oder das Transportmanagementsystem (TMS) in Speditionen. Denn damit ist kein Systemwechsel mehr erforderlich, um neue Fortschrittsinformationen zu empfangen. Wenn dabei bilaterale Verbindungen etabliert werden, können die Beteiligten von dort aus sogar direkt miteinander kommunizieren. Dafür ist es lediglich erforderlich, dass sie sich elektronisch auf dieselben Datensätze beziehen können.
Mit modernen IT-Infrastrukturen ist es heute mühelos möglich, auch ohne gemeinsame Datenbank über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Alles, was es dafür braucht, ist eine Kommunikationsdrehscheibe als Knotenpunkt zwischen den Beteiligten. Verbinden diese ihre Datenquellen über Programmierschnittstellen (APIs) mit der Drehscheibe, profitieren sie von einem bruchlosen effizienten Datenaustauch, der die Zuverlässigkeit ihrer Planungen verbessert.
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