Tipps zur DSGVO-konformen Führerscheinkontrolle

Vor Überlassen eines Fahrzeugs muss der Arbeitgeber als Fahrzeughalter sicherstellen, dass der Mitarbeiter über die nötige Fahrerlaubnis verfügt. Diese Kontrolle muss regelmäßig stattfinden. Sie ergibt sich aus § 21 Abs. 1 Nr.2 StVG (Straßenverkehrsgesetz), wonach strafrechtliche Folgen drohen können, wenn der Fahrzeughalter zulässt, dass jemand das Fahrzeug ohne Fahrerlaubnis führt. Hinzu kommt noch, dass die Versicherung in einem solchen Fall die Leistung verweigern bzw. den Arbeitgeber entsprechend in Regress nehmen wird, wenn es zu einem Unfall durch den Fahrer kommt.

Damit der Arbeitgeber seiner Halterpflicht nachkommen kann, ist eine regelmäßige Führerscheinkontrolle notwendig. Dies heißt zum Glück nicht, dass täglich Kontrollen durchgeführt werden müssen. Vielmehr ist es ausreichend, zwei Mal im Jahr Kontrolltermine durchzuführen. Bei neuen Mitarbeitern sollte auf jeden Fall auch vor erstmaliger Fahrzeugübergabe das Vorhandensein eines Führerscheins geprüft werden.

An dieser Stelle kommt der Datenschutz ins Spiel. Schließlich sind die Führerscheindaten ebenfalls personenbezogene Daten, welche unter dem Grundsatz der Datenminimierung verarbeitet werden dürfen. Deswegen sollte man den Zweck der Führerscheinkontrolle genau im Blick haben. Dem Arbeitgeber wird durch § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG die Pflicht auferlegt, zu prüfen, ob der Mitarbeiter einen gültigen Führerschein hat. Dazu reicht es aus, den Führerschein im Original vorzuzeigen und eine Sichtprüfung vorzunehmen. Der Arbeitgeber weiß somit, dass ein gültiger Führerschein vorliegt. Die Anfertigung einer Führerscheinkopie, das Notieren der Führerscheinnummer oder das Verarbeiten weiterer personenbezogener Daten ist somit nicht notwendig. Das „ob“ wurde mit Vorzeigen geprüft. Der Arbeitgeber dokumentiert sodann, dass der Mitarbeiter am Datum X einen gültigen Führerschein vorgezeigt hat und unterschreibt das Dokument.
In bestimmten Fällen kann es auch sinnvoll sein, die Fahrerlaubnisklassen zu prüfen. Dies ist beispielsweise für das Führen von Lkws relevant. In einem solchen Fall sollte auch dokumentiert werden, dass der Arbeitnehmer die nötige Fahrerlaubnisklasse besitzt.

Führerscheinkontrollen lassen sich auf verschiedene Art und Weisen durchführen. Unterschieden wird dabei zwischen der manuellen und der elektronischen Kontrolle.

Manuelle Kontrolle: Zur manuellen Kontrolle gehört, wie bereits erwähnt, das Vorzeigen des Führerscheins beim Arbeitgeber oder dem Fuhrparkleiter bzw. Fuhrparkverantwortlichen. Dort wird dann mit Datum vermerkt, dass der Mitarbeiter seinen gültigen Führerschein vorgezeigt hat. Dieser Prozess funktioniert, ist aber doch mit viel Aufwand verbunden.

Elektronische Kontrolle: Eine andere und vor allem vielfältigere Lösung sind elektronische Führerscheinkontrollen. Hier bietet sich die Kontrolle durch das eigene Smartphone oder mittels NFC-Chip an.
Um das Smartphone verwenden zu können, braucht der Fahrer nur eine Kamera und eine Internetverbindung. Daraufhin wird er durch seinen Browser bzw. einer App angewiesen, seinen Führerschein durch die Kamera zu scannen. Wie der Führerschein weiterverarbeitet wird, hängt vom Anbieter ab. Beispielsweise prüft die App durch einen Algorithmus die Echtheit des Führerscheins, während der Weg über den Browser den Führerschein an die dahinterstehende Software schicken kann. Der Fahrzeughalter kontrolliert die Gültigkeit dann am eigenen Computer. Vorteil dieser Methode ist, dass der Fahrer über das Smartphone an die Kontrolle erinnert werden kann.
Die Alternative dazu ist das Anbringen eines NFC- bzw. RFID-Tags direkt auf dem Führerschein. Dieser Tag wird für jeden Fahrer individualisiert ausgestellt und ist manipulationssicher, da es bei Entfernen vom Führerschein unbrauchbar wird. Die Führerscheinkontrolle erfolgt dabei ähnlich wie beim kontaktlosen Bezahlen durch Vorhalten des Führerscheins an eine Lesestation, welche beim Arbeitgeber vor Ort, im Fahrzeug oder dezentral im ganzen Land platziert sein kann. Auch die Kontrolle durch eine App ist hier möglich.

Beide Methoden dokumentieren die Kontrollen ausreichend, so dass der Arbeitgeber im Zweifel nachweisen kann, seiner Fahrerhaftung aus § 21 StVG ordnungsgemäß nachgekommen zu sein.

Verliert ein Mitarbeiter seinen Führerschein, kann logischerweise keine Kontrolle mehr durchgeführt werden. Hier sollte sich der Fahrzeughalter entsprechend vertraglich absichern, indem er die Mitarbeiter verpflichtet, den Verlust des Führerscheins unverzüglich dem Arbeitgeber anzuzeigen. Diese Anzeigepflicht und die gesamte Führerscheinkontrolle betreffen selbstverständlich nur diejenigen Arbeitnehmer, die auch ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark benutzen.