So sorgt mobile Datenerfassung für mehr Effizienz in der Logistik

Die meisten Aufgaben in der Logistik führen Mitarbeiter der Dienstleister dezentral direkt an der Ware aus. Wenn Speditionen die Transporte steuern, setzen sie deshalb an vielen Stellen mobile Datenerfassungsgeräte – kurz: MDE – ein. Sie kommen zum Beispiel zum Einsatz, um Barcodes bei der Be- und Entladung zu scannen und die Daten der Packstücke mit den Aufträgen im Transport Management System (TMS) abzugleichen. Seit einigen Jahren haben dabei Lösungen, die auch auf Smartphones laufen, die zuvor verwendeten reinen Barcodescanner abgelöst. Neue leistungsstarke Betriebssysteme, die auch komplexe Anwendungen erlauben, haben dies ermöglicht. Seitdem steuert die Technik immer größere Anteile der Geschäftsprozesse in der Logistik. Robuste Endgeräte für Unternehmen, beispielsweise Handhelds, unterstützen diesen Trend.

Der Einsatz mobiler Apps eröffnet in vielen Bereichen der Steuerung von Transport- und Logistikprozessen neue Einsatzgebiete für Software, die insbesondere Abläufe außerhalb der Lager vereinfacht. Denn die Geräte erfassen und teilen Daten automatisch, die Mitarbeiter und Kunden zuvor erst durch telefonische Anfragen erhalten haben:

• den aktuellen Status eines Auftrags
• die Fahrzeugposition des Lkw
• die Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers

Mit diesen Daten sowie der geplanten Tour, Stoppreihenfolge und Route errechnen die Systeme beispielsweise die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) und stellen diese Daten den Auftraggebern und Warenempfängern automatisch zur Verfügung. Vor Ort bei der Zustellung erfolgt inzwischen auch die Unterschrift als Ablieferquittung (POD) direkt auf den MDE. Damit gilt der Transportauftrag als abgeschlossen und kann direkt abgerechnet werden.
Neben diesen Prozessdaten liegt die Stärke der mobilen Datenerfassung in der Fahrerkommunikation. Der Fahrer kann nun wichtige Informationen direkt aus dem Prozess heraus dokumentieren, die zuvor aufwendig auf Papier erfasst und anschließend in die IT übertragen werden mussten. Dazu gehört der vorgeschriebene Abfahrtscheck, die Dokumentation des Lademitteltauschs genauso wie der Ladungssicherung oder auch die Erfassung von Reklamationen bei Fehlmengen sowie Beschädigungen. Zudem lässt sich durch mobile Datenerfassung auch der Gefahrenübergang mühelos dokumentieren, sogar dann, wenn der Empfänger für die Ware eine Abstellgenehmigung erteilt hat.

Wer möglichst viele Daten direkt mobil erfasst, vereinfacht die administrative Bearbeitung von Aufträgen erheblich. So werden beispielsweise Wartezeiten an Abladestellen ebenso wie die Arbeitszeiten der Fahrer direkt digital dokumentiert. Die Systeme registrieren zudem automatisch die Nutzung mautpflichtiger Strecken und verbinden die Mautberechnung direkt mit dem Kundenauftrag. Darüber hinaus ist es durch die mobilen Anwendungen ein Leichtes geworden, vor Ort erbrachte Mehrwertservices bei der Zustellung im Zwei-Mann-Handling zu registrieren: Anschlussarbeiten für Weiße Ware, Verpackungsmitnahmen und Retouren oder auch Entsorgungsleistungen.

Darüber hinaus senden auch die Einheiten der Fahrzeugtelematik wichtige Informationen zum Fuhrparkmanagement zurück, beispielsweise Verbrauchsdaten, Reifendruck und Bremsverschleiß. So können die Systeme direkt von unterwegs melden, wenn ein Lkw eine Reparatur benötigt oder zur Wartung muss. Weil diese Daten zentral erfasst werden, stehen sie zudem ohne Medienbrüche für ein digitales Reporting zur Verfügung. Speditionen, die ihre Gesamtkosten je Auftrag überwachen möchten, haben damit die Möglichkeit, den Fahrzeugverschleiß, die Mautkosten sowie den tatsächlichen Spritverbrauch auf der aktuellen Tour direkt mit den Speditionsaufträgen zu verknüpfen. Mit einer solchen Konfiguration gewinnen sie automatisch deutlich mehr Transparenz zu den Erträgen aus einzelnen Aufträgen oder mit individuellen Kunden.

Durch mobile Endgeräte integrieren Unternehmen auch ihre Mitarbeiter im Außendienst nahtlos in einen digitalen Gesamtprozess. Sie gewinnen die Möglichkeit, sämtliche ergebnisrelevanten Informationen ohne Medienbruch zu erheben, eine Vielzahl davon sogar vollautomatisch. Zusätzlich gibt ihnen die mobile Datenerfassung die Chance, den laufenden Prozess aus dem Büro aktiv zu steuern und proaktiv anzupassen, beispielsweise durch Änderungen an der geplanten Tour und Route. Sie können Informationen und Anweisungen ohne Umwege an den Fahrer senden und ihn über den Touchscreen oder die Tastatur seines Endgeräts um Bestätigung bitten. Mit dieser digitalen Prozesssteuerung sparen sich Speditionen aufwendige Kommunikationsprozesse – bis hin zum Fahreravis aus dem Lkw, das über Sprachcomputer vollautomatisch erfolgen und entweder durch die Fahrzeugposition oder die vorausberechnete ETA ausgelöst werden kann. Dabei kann inzwischen ein Großteil der Daten auch über sogenannte Webapps als Workflow im Webbrowser des mobilen Endgeräts erfasst werden. Das ist unter anderem für sämtliche Transporte hilfreich, die durch Subunternehmer ohne festen Vertrag mit der Spedition ausgeführt oder sogar über den Spotmarkt vereinbart werden.