Wer kennt sie nicht? Die gute alte Laufmappe, die Dokumente sicher und in der richtigen Reihenfolge in einen festen Verteilerkreis trägt. In den meisten Büros ist sie nicht mehr als eine längst verblasste Erinnerung. Aber Speditionsaufträge nehmen bei vielen Unternehmen noch diesen physischen Verlauf – mindestens bis in die Auftragserfassungsabteilung der Spedition. Dort wird fleißig digitalisiert, um die Bearbeitung zu beschleunigen und komfortablen Kundenservice zu ermöglichen. Ein aufwendiger Prozess, den ein modernes Order Management einfach und effizient ablösen kann.
Speditionsaufträge stehen ganz am Anfang der Transportkette. Sie bilden die Schnittstelle zwischen der Logistik eines Unternehmens und dem beauftragten Logistikdienstleister. Für die Spedition bedeutet der Auftrag den Einstieg in die Planung des Transports. Denn für die Auftragsabwicklung benötigt sie exakte Daten und Verbindlichkeit. Letztere kam bei analog gesteuerten Prozessen oft erst durch die Abholung einer Sendung mit dem Lkw zustande, in deren Folge die Mitarbeiter des Dienstleisters zunächst die Auftragsdaten ins System übernehmen mussten. Für das Management von Logistikunternehmen sind solche Verzögerungen aber schon längst nicht mehr wirtschaftlich. Seit vielen Jahren geht – nicht zuletzt durch den E-Commerce veranlasst – der Trend zu immer schnelleren Prozessen, automatischem Auftragsmanagement und der Information in Echtzeit. Damit der Versender seinem Auftraggeber direkt nach Eingang einer Bestellung zuverlässige Zusagen machen kann. Für ein perfektes Kundenerlebnis.
Inzwischen erwarten die Kunden der Dienstleister in anderen Bereichen denselben Service. Eine Aufgabe, die Speditionen nur durch den Einsatz von Software erfüllen können. Denn moderne Systeme bieten komfortable Lösungen dafür, die Auftragsdaten digital zu erfassen und in Echtzeit bereitzustellen. Sowohl für die Organisation der Transporte und die Auftragsabwicklung als auch im Kundenservice. Sie ermöglichen beispielsweise eine Datenübernahme über Schnittstellen aus den operativen Systemen der Versender wie Beispielsweise dem ERP (Enterprise Resource Planning). Betrieben, die nur ein deutlich geringeres Auftragsvolumen an ihren Spediteur übergeben, bietet zudem der Datenimport mittels Tabellenformaten einen einfachen Mittelweg.
Sogar Unternehmen, die nur sporadisch Aufträge erteilen, finden mit einem webbasierten Order Management eine komfortable Lösung, um den Logistikprozess zu beschleunigen. Über eine einfache Eingabemaske mit vordefinierten Pflichtfeldern können sie die Aufträge mit wenigen Klicks erfassen und digital an ihren Logistikdienstleister übertragen. Dabei helfen ihnen zudem gespeicherte Auftragsvorlagen, Kundenadressen und Artikelstammdaten. Auch ihren eigenen Prozess verbessern sie mit dieser Dateneingabe. Denn direkt nach der Datenerfassung können Versender zudem die Versandlabels für sämtliche Packstücke sowie die Ladelisten ausdrucken und so ihre Versandvorbereitung schneller abschließen.
Moderne Order-Management-Lösungen verfügen nicht nur über umfassende Schnittstellen zu den Transport Management Systemen der Speditionen. Sie führen zudem vor Übermittlung der Aufträge an die Spedition eine Validierung der erfassten Daten durch. So werden sowohl unvollständige Eingaben verhindert als auch Gefahrgutinformationen automatisch über eine angeschlossene Datenbank ergänzt. Mit voreingestellten Workflows lassen sich Speditionskunden zudem so exakt durch den Erfassungsprozess leiten, dass ihnen vor Auftragserteilung auch die verfügbaren Mehrwertservices der Spedition angeboten werden. Mit individuellen Eingabemasken im Look-and-feel des Auftraggebers sowie einem Rechtemanagement, das zugelassene Mitarbeiter authentifiziert, lassen sich zudem die möglichen Fehlerquellen minimieren. Darüber hinaus können sich Versender durch die Möglichkeit zur Vorankündigung von Aufträgen den benötigten Frachtraum sichern – selbst dann, wenn der Speditionsauftrag noch nicht freigegeben ist. Das bietet den Unternehmen wie Logistikdienstleistern gleichermaßen Planungs- und Prozesssicherheit.
Wenn Speditionen ihren Kunden die Möglichkeit zum Digitalen Order Management bieten, automatisieren sie die Laufmappe. Mit einer frühzeitigen Auftragsplanung, der Organisation von Folgeprozessen und der Übermittlung von Informationen in Echtzeit gestalten sie nicht nur die Auftragsabwicklung effizienter. Sie etablieren darüber hinaus ein neues Level im Kundenservice.
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