Halloween ist zwar schon lange vorbei, aber wir haben trotzdem eine Horrorvorstellung für Sie: Das Weihnachtsgeschäft ist in vollem Gange, und alle Kunden möchten wissen, wo sich ihre Sendungen befinden. Das Problem: Sie haben nur Papierlisten und Ihr Telefon zur Verfügung! Zwar waren das lange Zeit wichtige Informationsquellen, mit Datenübermittlung in Echtzeit haben sie allerdings nichts zu tun. Die komplexe Logistik von heute lässt sich nur mit Echtzeitdaten verlässlich steuern. Was ETA und Track and Trace in diesem Zusammenhang bedeuten, beschreibt der folgende Artikel. Spoiler Alert: eine ganze Menge!
Die Abkürzung „ETA“ steht in der Logistik für „Estimated Time of Arrival“, also die geschätzte Ankunftszeit. „ETA“ und „Ankunft“ des Pakets sind demnach eng miteinander verknüpft (und im besten Fall sogar identisch, denn dann stimmt die Prognose). Die Berechnung der ETA ist eine Wissenschaft für sich: Es geht nicht nur darum, die normale Dauer einer Fahrtstrecke zu kennen, sondern wichtige Informationen wie das Fahrzeugprofil, die aktuelle Verkehrslage und Geschwindigkeit, etwaige weitere Stopps sowie eine Prognose der zu erwartenden Verkehrslage mit einzubeziehen.
Schwankende Mengen und Auslastungsspitzen sind in der Logistik Alltag. Die Produktion funktioniert dennoch ziemlich stabil, weil Logistikdienstleister ihre Strukturen entsprechend aufgestellt haben: Prozesse laufen so schnell und präzise ab, dass sie fast der Produktion einer Maschine ähneln. Die beste Ressource überhaupt, damit das funktioniert: Informationen! Wenn klar ist, mit welchen Mengen zu welchem Zeitpunkt zu rechnen ist und sich schon im Vorhinein abzeichnet, wo es Verspätungen geben wird, hilft das enorm bei der Planung. Das gute alte Telefonat oder Fax reicht dafür aber schon seit Jahren nicht mehr aus: Ohne Echtzeitdaten lassen sich die großen Mengen in der Logistik nicht zuverlässig bewegen.
Eine Spedition kann ihre Verkehre schließlich erst dann optimal disponieren, wenn die exakten Auftragsdaten vorliegen. Diese beschreiben Maße und Gewicht der Sendung und geben Auskunft darüber, wann sie an welchem Ort zugestellt werden muss – die Basis für eine optimale Lkw-Auslastung. Ebenso wichtig ist es, nachzujustieren, wenn bei den Daten etwas nicht stimmt. Die Sendung ist größer als erwartet? Korrigiert der Fahrer über mobile Apps direkt vor Ort die Angaben, sichert das die Prozessqualität.
Die kritischsten Punkte in Logistik-Lieferketten: physische Schnittstellen. Erreicht beispielsweise ein Hauptlauf die Spedition verspätet, dann gefährdet das nicht nur die pünktliche Zustellung einer Terminsendung, die sich unter der Ladung befindet. Diese eine Verspätung kann schnell die gesamte Nahverkehrsplanung über den Haufen werfen. Aus wirtschaftlichen Gründen wird schließlich möglichst lange versucht, Sendungen mit Terminzusage über den regulären Verkehr zuzustellen, da Sonderfahrten viel teurer sind und so den Ertrag minimieren. Für Disponenten ist es also enorm wichtig, erkennen zu können, ob priorisierte Sendungen rechtzeitig umgeschlagen werden können. Am besten geht das über die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) des Hauptlaufs.
Die Steigerung von Echtzeitdaten wäre logischerweise, in die Zukunft schauen zu können und damit unmöglich – oder? Nicht ganz: Präzise berechnete ETAs und Avisierungen sind besser als das verlässlichste Orakel und helfen in der Logistik enorm bei der Planung. In diesen Bereich gehört ebenfalls das Thema Zeitfenstermanagement.
Lkw-Zeitfenstermanagement macht den Umschlag effizienter. Die Frage „Was ist ein Zeitfenster?“ beantwortet sich wie von selbst: Bei einem Slot oder Zeitfenster handelt es sich um einen bestimmten Zeitrahmen, der für die Abfertigung des Lkw reserviert wird. Hat die Spedition vorab ein solches Zeitfenster für die Abfertigung des Lkw gebucht, dann beschleunigt das den Ladeprozess enorm. Das Rampenpersonal kann sich schließlich mit den benötigten Ressourcen bereithalten und muss nicht kurzfristig umplanen, weil zunächst doch ein anderer Lkw als geplant abgefertigt wird. Die App ist an ein Track and Trace-Tool gekoppelt und zeigt so jederzeit an, wo sich der Lkw und die Sendungen befinden. Komplettiert wird das Ganze durch die stets aktuelle ETA, also die geschätzte Ankunft des Lkw.
Bei Track and Trace handelt es sich um die Sendungsverfolgung: Mit einer der Sendung zugehörigen Nummer (Tracking-ID oder auch Track and Trace-Nummer), die bei jedem Prozess, den das Päckchen durchläuft, gescannt wird, lässt sich jederzeit nachverfolgen, wo es sich befindet. Ob Trace and Track, Tracking and Tracing oder Track and Trace: Alle meinen die einfache Verfolgbarkeit von Sendungen. Sinnvoll mit einem Map and ETA-Tool kombiniert sorgt Track and Trace für transparente Lieferprozesse.
Warum sind Mails oder Telefonate eigentlich nicht die beste und schnellste Art, Informationen weiterzugeben? Ganz einfach: Der Versand einer Mail dauert zwar nur Sekunden, auch ein Telefonat kann in unter einer Minute erledigt werden. Der Nachfass dauert jedoch zu lang: Der Empfänger muss die Informationen, die er bekommen hat, erst noch in Daten verwandeln und dem jeweiligen logistischen Prozess zuordnen. Außerdem weiß zunächst nur eine einzige Person Bescheid. Wird mit Echtzeitdaten gearbeitet, die allen relevanten Personen zur Verfügung stehen, sind immer alle up to date:
Information ist Macht – in der Logistik gilt dieser Spruch ganz besonders. Wer mit Echtzeitdaten arbeitet, dem können auch Abweichungen vom Plan nichts anhaben. Schließlich haben die präzisen Statusupdates schon darauf hingedeutet, sodass die Disposition rechtzeitig umplanen konnte.
Was bedeutet die ETA in diesem Kontext? Eine ganze Menge – und zwar für alle Beteiligten, von der Produktion über den Transportdienstleister bis hin zum Empfänger. Wenn klar ist, wann die ETA bzw. Ankunft einer Sendung erfolgt, können Anschlussprozesse passend eingetaktet werden. Außerdem wirkt sich eine präzise ETA vorteilhaft auf die Zustellerfolgsquote aus, insbesondere im B2C-Bereich. Das wiederum spart Speditionen Zeit und Kosten und schont die Umwelt. Kurz gesagt: Alle profitieren vom Echtzeitdatenaustausch. So können auch Auslastungsspitzen wie die Vorweihnachtszeit die Logistik nicht aus der Ruhe bringen.
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