Die Prozesse in der Logistik entlang der Wertschöpfungskette sind auf eine hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit ausgelegt. Insbesondere im Bereich der Distributionslogistik, wo Waren so schnell wie möglich aus der Produktion zum Empfänger gelangen sollen. Auch wenn sie – gemessen an der Menge der Güter – selten vorkommen, sind Schadensfälle dabei an der Tagesordnung. Zum effizienten Supply Chain Management gehört es deshalb auch, die Schadensbearbeitung automatisch zu steuern. Dabei kann eine Software Schadensmanagement erheblich verschlanken.
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Auch wenn die Schäden im Bereich der Transportlogistik statistisch deutlich unter einem Prozent liegen, lassen sich mit einer Optimierung des Schadensmanagements die Kosten senken. Denn die Ausgaben für Versicherungen gehören zu den höchsten Fremdkosten in der Logistikbranche. Digitales Schadenmanagement für eine automatische Steuerung der Schadensmeldung in allen Schadensfällen senkt dabei das Haftungsrisiko beträchtlich. Dabei übernimmt eine Software die Anleitung der Abläufe mit vordefinierten Workflows. Diese sorgen für Prozesssicherheit und bereiten Entscheidungen vor, nach dem IFTTT-Prinzip: Wenn dies passiert, muss im nächsten Schritt das folgen. So sorgt die Schadenmanagement-Software durch die Kontrolle sämtlicher Angaben sowohl für die exakte Dokumentation der Schäden als auch für Vollständigkeit und effiziente Abläufe.
Die Aufgaben des Schadensmanagements gliedern sich in einer Spedition in mehrere Teilbereiche. Denn zu Schäden an Produkten kann es sowohl während des Umschlags im Lager als auch im Verkehr kommen. Welchen Transportschaden Speditionen an welchen Stellen bearbeiten? Das zu klären, ist Aufgabe des Schadensmanagements. Denn es ist per Definition mit folgenden Aufgaben verbunden:
Zu den Grundlagen eines effizienten Schadensmanagements gehört, den Schadenszeitpunkt möglichst genau zu ermitteln, um so den Verantwortlichen bestimmen zu können. Zunehmend zählt auch eine frühzeitige Information des Kunden zu den Zielen. Denn in vielen Branchen der Wirtschaft sind die Unternehmen auf eine exakte Planung angewiesen und können dadurch Folgeschäden vermeiden. Deshalb sollten Speditionen durch Software Schadensmanagement mit Workflows verbessern.
Das Schadensmanagement bewegt sich immer zwischen Haftung und Regulierung. Weil es trotz größter Sorgfalt in der Ausführung der Dienstleistungen aufgrund der Fülle an Warenbewegungen immer wieder zu Beschädigungen von Waren kommt, sind alle beteiligten Unternehmen gegen die größten Haftungsrisiken versichert. Deshalb ist es wichtig, möglichst genau erkennen zu können, wer die Verantwortung für den Bereich trägt, in dem ein Schaden entstanden ist. Passierte die Beschädigung beispielsweise auf den Transportwegen im Lager während des Umschlags? Oder wurde sie schon bei der Kommissionierung durch die in der Lagerlogistik eingesetzte Lagertechnik ausgelöst? Vielleicht ist ein Transportschaden der Ware durch unzureichende Ladungssicherung oder eine zu schwache Verpackung eingetreten? Deshalb prüfen die Versicherer der Beteiligten genau, wer sich bei Schadenseintritt in der Haftung befand. Auch bei den Versicherungen kommt dafür größtenteils in der Schadenregulierung Software zum Einsatz.
Um sich gegen unberechtigte Regulierungsansprüche schützen zu können, verwenden viele Speditionen technische Lösungen, mit denen sie den Zustand der Güter bei Haftungsübergang dokumentieren. Dazu gehören zum Beispiel Kameras an Hallendecke und Toren. Mit diesen nehmen sie den Laderaum direkt nach der Öffnung von Auflieger oder Wechselbrücke auf. Zusätzlich erstellen sie direkt beim Eingangsscan eines jeden Packstücks weitere Aufnahmen, die zeigen, in welchem Zustand die Waren die Spedition erreicht haben. Wenn im weiteren Verlauf des Umschlags Beschädigungen an einzelnen Produkten auffallen, hat es sich inzwischen etabliert, auf den in der Hallenscannung eingesetzten Mobilgeräten eine Software mit vorgegebenem Workflow für die Schadensaufnahme einzusetzen. Diese erfasst zudem direkt Fotos der Beschädigung. Darüber ist sichergestellt, dass ein Schaden ab dem frühestmöglichen Zeitpunkt exakt dokumentiert wird und an den Auftraggeber gemeldet werden kann. In der Distributionslogistik sind dies in der Regel die Lieferanten. Bei Beschaffungslogistik hat dagegen der Empfänger selbst den Transport beauftragt. Der Auftraggeber entscheidet über die weitere Verwendung der Waren und muss den Schaden der Versicherung melden. So kann Schadenmanagement-Software sowohl bei der Erfassung des Schadens unterstützen als auch bei der anschließenden Übermittlung an die relevanten Stellen.
Für die Regulierung von Schäden ist neben umfassenden Angaben auch eine Wahrung von Fristen erforderlich, die bei der Schadensmeldung einzuhalten sind. Auch dabei unterstützt Software die im Schadensmanagement verantwortlichen Mitarbeiter. Denn sie verfügen bereits durch die digitale Schadensaufnahme über entscheidende Zeitvorteile. Darüber hinaus sind ihre IT-Systeme idealerweise so verknüpft, dass sie alle Daten im Sinne einer zügigen Bearbeitung direkt mit den Kundenaufträgen in Bezug setzen. Das gilt sowohl für einzelne beschädigte Aufträge als auch und erst recht für den Unfall eines Lkw im Straßenverkehr. Solange es dabei lediglich zu Sachschäden gekommen ist, entscheiden hier schnelle Informationen darüber, ob die Spedition weitere Schäden durch die Verletzung von Lieferfristen vermeiden kann. Das gelingt oft nur, wenn die Schadensmeldung direkt vor Ort über eine mobile App oder eine Web-App erfolgt und anschließend sofort geprüft werden kann, ob auch die Aufträge zur Tour gehörten, für die feste Termine oder Zeitfenster gebucht waren. Eine weitere wichtige Funktion der Software ist es dabei, für Fahrer und Disponent die Ruhe zu bewahren und mit präzisen Handlungsanweisungen in einem digitalen Workflow dafür zu sorgen, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen werden. Alle vereinbarten Schritte und Maßnahmen werden zudem automatisch mit der betroffenen Sendung verknüpft, damit Versand- und Empfangsbetrieb jederzeit den Überblick bewahren.
Ein digitales Schadenmanagement kann mehr! Denn es ist darauf ausgelegt, Situationen zu steuern, die vom vorgesehenen Prozessablauf abweichen. Dazu gehören beispielsweise die Zustellung einer unvollständigen Sendung oder auch überschrittene Liefertermine. Dann müssen die Speditionspartner miteinander vereinbaren, wie sie den Vorgang handhaben wollen. Auch wenn der Empfänger nicht anzutreffen ist, Waren nicht abgeholt werden können oder die Annahme verweigert wird, kann die Auftragsbearbeitung nicht einfach weitergehen. Für diese Ausnahmen lassen sich jedoch alternative Workflows mit Handlungsvorgaben in der IFTTT-Systematik vorbereiten und in der Software verankern. Vor Haftungsrisiken schützt die Lösung außerdem, wenn beim Gefahrgutcheck auffällt, dass eine Ware nicht systemkonform ist und dementsprechend nicht auf den Hauptlauf verladen werden darf. In Beschaffungslogistik-Aufträgen muss dann der steuernde Betrieb das weitere Vorgehen zusammen mit dem Auftraggeber festlegen. So schützt die Software für das Schadensmanagement mit Workflows für regelmäßige Ausnahmen auch in weiterführenden Bereichen vor Haftungsrisiken und finanziellen Schäden.
Schäden sind in der Logistik unvermeidlich. Für Speditionen und Logistikdienstleister ist es dabei wichtig, nicht aus der Bahn geworfen zu werden. Wenn sie eine Software für das Schadensmanagement verwenden, profitieren sie mehrfach von effizienteren Prozessen: Sie sparen Zeit bei der Schadensaufnahme, können Daten und Berichte schneller an Partner oder Versicherungen senden. Das verbessert die Kommunikation zwischen den beteiligten Partnern erheblich. Sie kann zudem über vordefinierte Workflows auch ganz einfach mehrsprachig erfolgen. Und schließlich lassen sich so sämtliche Reklamationen digital erfassen, bearbeiten und abschließen. Mit diesem strukturierten Vorgehen gelingt es den Speditionen außerdem, nur in solchen Schadensfällen haften zu müssen, für die sie auch selbst die Verantwortung tragen. Das senkt ihre Kosten weiter, denn die Anzahl der Regulierungen beeinflusst ihren Versicherungsbeitrag. Ohne IT-Lösungen fällt es schließlich schwer, den Nachweis dafür zu erbringen, zum Beispiel bei unzureichenden Verpackungen. Schadenmanagement-Software digitalisiert diesen Arbeitsschritt. Ein digitales Schadenmanagement hilft also auch dabei, die Haftungsfrage eindeutig zu klären.
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