Logistikprozesse verbinden viele Beteiligte. Deren IT-Systeme sprechen oftmals völlig unterschiedliche Sprachen. So lässt sich das Problem beschreiben, dessen Lösung eine automatische Datenkonvertierung sein kann. Ein Datenformat in ein anderes übersetzen, ohne dass es die Anwender bemerken – das ist das Ziel der Dienstleistung.
Ohne elektronischen Datenaustausch wäre Logistik, wie wir sie heute kennen, kaum möglich. Beispielsweise kann eine Spedition nur dann den Transport von Gütern über Nacht organisieren, wenn sie frühzeitig weiß, wie viele Waren mit welchen Abmessungen und Gewichten sie bewegen muss. Hierfür benötigt die Disposition die Sendungsdaten möglichst vollständig und in hoher Qualität im Transport Management System (TMS). Da selbst innerhalb eines Transportnetzwerks nie alle Unternehmen dieselben Anwendungen einsetzen, sind sie auf eine Vielzahl von Datenkonvertierungen angewiesen. Wenn Daten und Dokumente zum Prozess in vielen unterschiedlichen Dateiformaten vorliegen, müssen sie über geeignete Schnittstellen übertragen werden, damit sie eine Software anschließend verarbeiten kann. Je nach Aufgabe und Bereich kann es auch sein, dass die „Übersetzung“ von einem Format in ein anderes nicht genügt und es zusätzlich erforderlich ist, Inhalte verschiedener Dateien in einer neuen oder einem anderen Datentyp zusammenzuführen. Dann verwendet man den Begriff Datenintegration.
Für die Konvertierung von Daten werden Datensätze aus einem bestimmten Format in ein anderes übertragen, das eine andere Struktur aufweist. Ein Beispiel: In einer Datei sind Abholort und Datum in umgekehrter Reihenfolge als in einer anderen erfasst. Oder ein Datensatz zu einem Termindienst trennt Zustelldatum und Uhrzeit nicht in verschiedene Felder auf. Je nachdem, wie groß die Unterschiede zwischen den Dateiformaten ausfallen, kann die Konvertierung durch ein einfaches Mapping der Felder erfolgen.
Wenn dagegen zwei unterschiedliche Informationen im selben Datenfeld gespeichert sind, wird die Konvertierung komplexer. Denn dann muss eine sogenannte Extraktion der Inhalte erfolgen. Dafür prüft ein Prozess die Zeichenfolge auf das je Wert bekannte Datenformat und gegebenenfalls vorhandene Trennzeichen. Zum Beispiel „08:00 15.06.2021“ für Uhrzeit und Datum, in diesem Fall 8 Uhr am 15. Juni. Die Werte können aber auch direkt aufeinander folgen – dann liest sich das gleiche Datum so: „080015062021“. In diesem Fall muss die Information aus der Abfolge der Ziffern abgeleitet werden.
Das Beispiel zeigt, dass die Datenkonvertierung je nach Inhalt und Struktur beliebig komplex werden kann. Das gilt insbesondere bei der Datenintegration, also dem Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Dateien. Für den Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg kommen außerdem unterschiedliche Verschlüsselungen für die Transportformate in den jeweiligen Übertragungskanälen hinzu. Diese sind auf die sogenannten Transportprotokolle SFTP (allgemein), OFTP und OFTP2 (Automobilindustrie) sowie AS2 (E-Commerce) abgestimmt.
In sämtlichen Teilbereichen der Logistik werden Prozesse durch IT-Anwendungen gesteuert, Dienstleistungen mit einer bestimmten Software überwacht und Aufgaben mit einer spezialisierten Lösung bearbeitet. In deren Hintergrund arbeiten Datenbanken, die den Programmen die jeweils benötigten Datensätze im Zielformat zur Verfügung stellen. Innerhalb ein und derselben Lösung funktioniert das reibungslos.
Die Schwierigkeiten beginnen oft schon, wenn Daten zwischen Anwendungen unterschiedlicher Anbieter ausgetauscht werden sollen. Folgen dabei die Werte in einzelnen Datenfelder zum Beispiel nicht derselben Syntax, müssen sie umgewandelt werden. Einfaches Beispiel ist: ein Datum wird in einem Datenfeld vorwärts (Tag-Monat-Jahr) und in einem anderen umgekehrt notiert. Auch nach über vier Jahrzehnten Digitalisierung hat sich dafür in der Logistik kein einheitlicher Standard etabliert. Selbst von den gängigsten Datenformaten wie Fortras Release 100 und EDIFACT existieren unzählige Varianten mit zusätzlichen Datenfeldern, die nicht einfach direkt untereinander ausgetauscht werden können.
Zwar haben moderne Softwarearchitekturen mit Programmierschnittstellen (API) den Umgang mit unterschiedlichen Datenformaten deutlich vereinfacht. Die Vielfalt der verwendeten Formate, Strukturen, Werte und Zeichen ist aber viel zu groß, um ohne Konvertierung auszukommen. Denn gleichzeitig hat sich die Geschwindigkeit insbesondere der Distributionslogistik immer weiter gesteigert und viele Speditionen arbeiten inzwischen in mehreren Netzwerken. Diese erbringen zwar in der Regel sehr ähnliche Leistungen, die Definitionen ihrer Produkte und Status unterscheiden sich aber beträchtlich voneinander.
Um die Qualität ihrer Prozesse zu bewahren, kommen Speditionen, die in mehreren Kooperationen arbeiten, also nicht umhin, die aktuellen Produktionsdaten in Echtzeit zu konvertieren. Denn es wäre schlicht für die Mitarbeiter nicht handhabbar, für jede einzelne Sendung anhand des Netzes selbst zu entscheiden, nach welcher Logik sie vorgehen müssen. Hinzu kommt, dass es in bestimmten Branchen – wie der Automobilindustrie oder dem E-Commerce – einen hohen Logistikbedarf gibt, die Unternehmen hier aber eigene Datenformate für ihre spezifischen Bedürfnisse entwickelt haben. Insbesondere hier erwarten die Unternehmen schnelle Prozesse und Anpassungen von ihren Logistikdienstleistern. Das ist mit der entsprechenden Konvertierung auch bestens möglich.
Durch Datenkonvertierung lassen sich heute:
Die Konvertierung von Daten in sämtlichen verfügbaren Formaten hat sich zu einem entscheidenden Businessbeschleuniger entwickelt. Damit entfallen langwierige Diskussionen über Schnittstellen und Datenformate.
Wenn Logistikdienstleister auf die Konvertierung von Daten setzen, können sie auch über Unternehmensgrenzen hinweg einfach mit Kunden und Partner zusammenarbeiten. Jedem der Beteiligten stehen dann sämtliche Informationen in genau dem Datenformat zur Verfügung, das er selbst in seinen IT-Systemen verwendet. Hürden für den Datenaustausch gibt es nicht mehr und die Speditionen können sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren: den pünktlichen und einwandfreien Transport von Gütern.
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