Jede Spedition kennt das: Für jeden Empfänger verwenden Lieferanten und Versender dutzende verschiedene Schreibweisen. Was in der Zustellung oft problemlos funktioniert, erweist sich für alle anderen Geschäftsprozesse in der Logistik als größeres Hindernis. Abhilfe schafft eine Datenkonsolidierung in den Adressen: Sie macht aus den vielen Varianten eine normierte Fassung.
Es liegt in der Natur der Sache, dass Menschen Dinge unterschiedlich beschreiben: Farben, Formen, Geschmäcker und Gerüche. Denn die Wahrnehmung jedes Einzelnen ist individuell. Deshalb haben sich Normierungssysteme für Anschriften entwickelt, die Fakten möglichst einheitlich darstellen sollen. Für Briefe, Pakete und die Zustellung speditioneller Sendungen funktioniert das auch sehr gut. Schwieriger wird es in der Datenauswertung. Denn IT-Systeme verwenden per se eine unterschiedliche Herangehensweise, wenn es um Daten geht. Sie kennen nur identische oder verschiedene Werte und sind nicht auf das Erkennen von Ähnlichkeiten ausgelegt. Zuordnungen erfolgen rein formal: Post, Die Post, Deutsche Post, Postfiliale oder auch das früher gebräuchliche Postamt – für eine Adressverwaltung wären es vier verschiedene Empfänger, selbst wenn sie an derselben Anschrift liegen. Eine automatische Disposition würde auf Grundlage dieser Informationen also voraussichtlich mit vier verschiedenen Zielen planen – und die Sendungen möglicherweise nicht auf ein und dasselbe Fahrzeug verladen. Anders wäre das erst, wenn die Software die Ähnlichkeiten auch erkennt.
Eine Speditionssoftware behandelt Adressen in der Regel als Stammdaten und verwendet sie in der Form, in der sie mit dem Auftrag erfasst wurden. Deshalb nutzen manche Logistikdienstleister eine Software zur Konsolidierung von Adressen, die dazu in der Lage ist, Datensätze zusammenzuführen. Eine solche Lösung greift auf unterschiedliche Datenquellen zu und überprüft die Adressen Zeile für Zeile, Spalte für Spalte und Zelle für Zelle auf Übereinstimmung – in der Regel ausgehend von der Postadresse in normierter Schreibweise. Unternehmensnamen vergleicht sie mit der offiziellen Firmierung. Für die Namen von Privatpersonen kann sie über eine Schnittstelle zu Addressfactory der Deutschen Post sogar anhand der Postreferenz-Datenbank neben der Adressauskunft auch die Zustellbarkeit feststellen. Ein solches System erkennt also – über eine Unschärfelogik (englisch: Fuzzy Logic) in den unterschiedlichen Ausgangsdaten und Quellsystemen denselben Empfänger und erstellt daraus im Ergebnis eine normierte Adresse. Es vereinheitlicht:
Hauptaufgabe der Adresskonsolidierung ist es, die Stammdaten zu bereinigen und so für eine einheitliche Datenbasis zu sorgen. Deshalb kommen Systeme für die Datenkonsolidierung insbesondere in Firmen zum Einsatz, die über mehrere Standorte verfügen. Für sie ist der Nutzen einer Verknüpfung von Daten und die automatisierte Zusammenführung in derselben Datenbank besonders hoch. Das gilt sowohl für Logistikkonzerne als auch für Kooperationsnetzwerke und die verschiedenen Niederlassungen einer Spedition. Für sie verbessert sich die Datenqualität erheblich, wenn sie durch Datenintegration die Möglichkeit erhalten, allen Mitarbeitern dieselben Datensätze in einer Anwendung zur Verfügung zu stellen. Mit den konsolidierten Werten können sie ihre Logistik automatisieren, zum Beispiel Disposition und Tourenplanung, außerdem Auswertungen zur Zustellquote und -qualität durchführen.
Wenn Logistikdienstleister sich für die Konsolidierung von Adressen entscheiden, verbessern sie zudem die Datenintegration in ihrem Unternehmen und schließen ihre Datensilos. Das zahlt sich sowohl operativ als auch im Hinblick auf Effizienz aus. Da alle Nutzer in allen Bereichen eines Unternehmens Zugriff auf dieselben die Daten haben, die auch jeder einzelnen Anwendung zur Verfügung stehen. Bei unterschiedlichen Eingaben erscheint automatisch die konsolidierte Adresse – ein wichtiger Schritt zu einer besseren Qualität.
Eindeutigkeit, weniger Fehler, automatische Planung und nicht zuletzt schnellere und konsistentere Analysen: Die Vorteile einer Konsolidierung von Adressen im Datenbestand sind vielfältig in der Logistik. Hinzu kommt, dass sich die einheitliche Datenqualität durch einen automatischen Prozess als Ergänzung zur eigenen Sorgfalt herstellen lässt. Eine smarte Lösung für eine schwierige und wichtige Aufgabe!
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